Działalność służby BHP jako organu kontrolno doradczego w sprawie bezpieczeństwa, warunków i higieny pracy,reguluje prawo, a konkretnie Kodeks Pracy oraz rozporządzenie Rady Ministrów z 2 IX 1997 roku. W myśl tych przepisów, pracodawca obarczony jest największą odpowiedzialnością w tym zakresie i to on w każdym przypadku zaniedbań, wypadków i tym podobnych zdarzeń z zakresu BHP, ponosi największe konsekwencje.Naruszanie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, zarówno wobec pracowników jak i służby BHP, jest wykroczeniem za które sąd może zasądzić nawet bardzo wysoką grzywnę.
O zatrudnieniu pracowników każdorazowo decyduje pracodawca, ale w wypadku liczebności pracowników służby BHP jego swoboda w tym względzie jest ograniczona przepisami prawa. Im więcej zatrudnionych w firmie, im trudniejsze warunki pracy, im więcej zagrożeń, tym służba BHP powinna być liczniejsza. Pracodawcy, którzy mają w swojej firmie nie więcej niż stu pracowników mają największe pole wyboru:
- mogą sami pełnić obowiązki służby BHP. Taki pracodawca musi mieć odpowiednie kwalifikacje, nie może to być zwykłe szkolenie BHP, wymagane jest ukończenie specjalistyczne, pełniejszego szkolenia, kierowanego specjalnie do służby BHP ( warunek ten jest określony w Dyrektywie Unii Europejskiej nr 89/391/EWG implementowanej do polskiego prawa w roku 1997).
- mogą powierzyć wykonanie zadań służby BHP specjalistom spoza zakładu pracy, a to w praktyce oznacza zawarcie umowy z firmą, która specjalizuje się w kompleksowej obsłudze wszystkich spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy i tym samym scedowanie na nią zarządzania w tym względzie.
- mogą dodać obowiązki BHP-owca osobie już zatrudnionej w firmie na innym stanowisku
We wszystkich tych wymienionych wyżej przypadkach, dodatkowym warunkiem jest zapewnienie wykonywania wszystkich określanych w prawie działań BHP w poprawny sposób oraz odpowiednia kompetencja pracowników służby. Kompetencje oraz wymagany staż pracy jest opisany w przepisach prawach( rozporządzenie RM z 1997 roku)
Wszyscy pracownicy służby BHP muszą się legitymować świadectwem ukończenia specjalnego, poszerzonego szkolenia BHP przewidzianego dla takich osób, musza mieć odpowiedni do stanowiska staż pracy w BHP oraz odpowiednie wykształcenie wyższe ( z wyjątkiem jednego, najniższego stanowiska w tej hierarchii, czyli stanowiska inspektora).
