Kodeks pracy wymaga, aby pracodawca zapewnił pracownikom odzież i obuwie robocze oraz utrzymywał je w czystości i gotowości do użytku. Istnieje możliwość, aby pracownik sam zadbał o swoją odzież. W związku z tym pojawia się pytanie, czy przysługuje im ekwiwalent za pranie i w jaki sposób powinien udokumentować te wydatki.
Obowiązek zapewnienia w art. 237 § 7 pkt 1 Kodeksu pracy odzieży roboczej mówi, że pracodawca musi zapewnić pracownikom nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, które spełniają Polskie Normy. Dotyczy to sytuacji, w których:
- Odzież pracownika mogłaby zostać poplamiona lub zniszczona.
- Odzież taka jest niezbędna ze względu na wymagania bezpieczeństwa, technologiczne lub sanitarne.
Pracodawca może również zakazać pracownikowi wykonywania pracy bez niezbędnych środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego. Dodatkowo jest odpowiedzialny za to, aby środki ochrony indywidualnej, odzież robocza, obuwie i inne przedmioty były używane w sposób bezpieczny i użyteczny. Musi również zapewnić ich czyszczenie, konserwację, naprawę i odpylanie w miarę potrzeb.
Ekwiwalent za pranie, ile wynosi?
Jeśli pracodawca nie jest w stanie zapewnić prania odzieży roboczej, pracownik może wykonywać te czynności. Warunkiem jest, aby pracodawca wypłacał pracownikowi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej w wysokości poniesionych kosztów.
Pamiętać należy, że koszt prania odzieży roboczej powinien uwzględniać rzeczywiste koszty poniesione przez pracownika. Chodzi o koszty detergentów, wody i energii elektrycznej, a także czas i koszty pracy pracownika. Ich rzetelność i wysokość powinna być sprawdzona przez pracodawcę. Przepisy nie przewidują konkretnego sposobu ustalania wysokości dodatku. Przedsiębiorcy najczęściej ustalają stawkę raz, a następnie wypłacają taką samą kwotę co miesiąc, kwartał lub rok. Dopiero wzrost wydatków, np. na wodę czy środki czystości, powoduje zmianę kwoty.
Pracodawca ma ustalony sposób obliczania, ekwiwalentu za odzież roboczą. Oznacza to, że pracownik nie musi śledzić wszystkich wydatków związanych z praniem odzieży. Pracownik musi pamiętać, że pracodawca może kontrolować, w jaki sposób ubrania są prane i czy pieniądze przeznaczone na ten cel są odpowiednio wykorzystywane.
Pracodawca powinien również prowadzić odrębną ekwiwalencję za pranie przysługującym każdemu pracownikowi na pranie i konserwację odzieży i obuwia ochronnego.
Koszt prania odzieży roboczej jest uznawany za przychód ze stosunku pracy zgodnie z odpowiednimi przepisami. Przychód ten jest zwolniony z opodatkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6, rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Musi to być jednak rzeczywisty koszt poniesiony przez pracownika na utrzymanie czystej odzieży roboczej. Przychody z tytułu dodatków za pranie są zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11, o ile stanowią rzeczywisty koszt, który poniósł pracownik.
Kosztami uzyskania przychodów są te, które przedsiębiorca wypłaca swoim pracownikom. Wydatki te nie są zwolnione z kosztów podatkowych. Jeżeli pranie odzieży służy uzyskaniu przychodu, bądź zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła, będzie stanowiło koszt uzyskania przychodu w miesiącu, w którym zostało wypłacone.
Ubrania zanieczyszczone środkami chemicznymi
Z powyższych przepisów mogą być zwolnione środki ochrony indywidualnej, odzież robocza oraz obuwie, które były używane w trakcie pracy. Mogą one ulec skażeniu środkami radioaktywnymi, chemicznymi lub innymi substancjami biologicznie zakaźnymi. Pracodawca musi zapewnić przechowywanie sprzętu w wyznaczonym miejscu i nie może powierzyć pracownikom czyszczenia, konserwacji czy odkażania. Takie postępowanie jest niedopuszczalne. Pracodawca musi zapewnić, że cała odzież i obuwie są odpowiednio czyszczone.
Zestawienie dodatków za pranie odzieży dla pracowników
Pracodawca ma obowiązek zapewnić odzież i obuwie robocze pracownikom, których strój jest narażony na zużycie. Jeśli nie jest to możliwe, pracodawca powinien wypłacać ekwiwalent za pranie odzieży i konserwację według rzeczywistych kosztów.
